จัดการห้องพัก
รับจองห้องพักผ่านหน้าเว็บ ตรวจห้องว่าง ยืนยันการจอง จัดห้อง เช็คอิน-เช็คเอาท์ และดูรายงาน
ใครใช้งานได้
| บทบาท | ทำอะไรได้ |
|---|---|
| HR และผู้ดูแลระบบ | ทำได้ทุกอย่างในระบบห้องพัก |
| เจ้าหน้าที่ห้องพัก | จัดการห้องพักและการจองทั้งหมด แต่ไม่เห็นข้อมูลพนักงานและเงินเดือน |
| ผู้บริหาร | ดูปฏิทินและรายงานได้ แก้ไขไม่ได้ |
เริ่มต้นใช้งาน
- 1
เพิ่มประเภทห้อง
ที่แท็บ ห้องพักและตั้งค่า กด เพิ่มประเภทห้อง ตั้งชื่อ เลือกรูปแบบการจอง และระบุว่าพักได้ห้องละกี่คน · จองเป็นจำนวนห้อง ใช้กับกุฏิหรือเรือนพัก เจ้าหน้าที่จัดห้องให้ · จองเป็นจำนวนคน ใช้กับห้องโถงนอนรวม ระบบนับที่นอนว่าง และไม่ต้องจัดห้อง
- 2
เพิ่มห้องของแต่ละประเภท
ใส่เลขหรือชื่อห้อง อาคารหรือโซน และจำนวนคนที่พักได้ ถ้าห้องในประเภทเดียวกันรับคนไม่เท่ากัน ให้กำหนดเป็นรายห้อง ห้องโถงให้ใส่จำนวนที่นอน ห้องที่ปิดปรับปรุงหรือมีผู้พักประจำให้ปิดสวิตช์ไว้ ระบบจะไม่นับเป็นห้องว่าง
- 3
หรือนำเข้าจาก Excel
ดาวน์โหลดแม่แบบจากกล่อง นำเข้าห้องพักจาก Excel กรอกหนึ่งแถวต่อหนึ่งห้อง แล้วกด ตรวจไฟล์ ก่อน เมื่อไม่มีแถวที่ผิดจึงกด นำเข้า ประเภทที่ยังไม่มีระบบสร้างให้ ห้องที่ชื่อซ้ำกับของเดิมจะถูกแก้ไขแทน
- 4
ตั้งค่าหน้าจอง
ข้อความต้อนรับ เบอร์ติดต่อ เวลาเข้าพักและคืนห้อง ข้อมูลที่พักอื่น เช่น เวลาอาหาร ข้อควรปฏิบัติ เบอร์เจ้าหน้าที่นอกเวลาทำการ ข้อความตัวเลือกร่วมบริจาค (เว้นว่าง = ไม่แสดง) จำนวนคืนและจำนวนห้องสูงสุดต่อการจอง และจองล่วงหน้าได้กี่วัน · ข้อมูลที่พักและข้อควรปฏิบัติแสดงทั้งในหน้าจองและหน้าสถานะการจองของลูกค้า
- 5
ข้อมูลผู้จองเพิ่มเติม
ผู้จองกรอกทะเบียนรถและเลขบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางได้ (ไม่บังคับ) เลขบัตรเก็บแบบเข้ารหัสและแสดงแบบปกปิด กด แสดง ในหน้ารายละเอียดการจองเพื่อดูเลขเต็ม ระบบบันทึกชื่อผู้เปิดดูใน Audit Log
- 6
นำลิงก์หน้าจองไปใส่ใน Rich Menu ของ LINE
คัดลอกลิงก์จากแท็บเดียวกัน แล้วตั้งเป็น Action แบบ Link ใน LINE Official Account Manager ลูกค้ากดแล้วจองได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ
ลูกค้าจองอย่างไร
- เห็นจำนวนห้องทั้งหมด และห้องว่างของแต่ละคืนในปฏิทิน
- เลือกวันเข้าพักและวันออก แล้วเลือกประเภทห้องที่ยังว่าง จำนวนห้อง และจำนวนผู้เข้าพัก
- กรอกชื่อ เบอร์โทร วัตถุประสงค์การเข้าพัก และยอมรับระเบียบการเข้าพัก
- ได้เลขที่การจองและลิงก์ติดตามสถานะ ยกเลิกเองได้ก่อนวันเข้าพัก
งานของเจ้าหน้าที่
- 1
ตรวจห้องว่างเมื่อลูกค้าโทรถาม
ที่แท็บ ภาพรวมและปฏิทิน ใส่วันเข้าพักและวันออกในกล่อง ตรวจห้องว่าง ระบบบอกว่าแต่ละประเภทว่างกี่ห้อง แล้วกด จองให้ลูกค้า ได้ทันที
- 2
ยืนยันหรือไม่รับการจอง
การจองใหม่อยู่ในรายการ รอยืนยัน เปิดแล้วกด ยืนยันการจอง จะจัดห้องตอนนี้หรือภายหลังก็ได้ ถ้ากด ไม่รับจอง ต้องระบุเหตุผล ผู้จองเห็นเหตุผลนี้
- 3
จัดห้องก่อนวันเข้าพัก
กด จัดห้อง แล้วเลือกห้องตามจำนวนที่จอง ห้องที่มีผู้จองช่วงเดียวกันจะเลือกไม่ได้ และห้องที่เลือกต้องพักได้รวมไม่น้อยกว่าจำนวนผู้เข้าพัก การจองห้องโถงนอนรวมไม่ต้องจัดห้อง
- 4
เช็คอินเมื่อผู้เข้าพักมาถึง
เช็คอินได้ตั้งแต่วันเข้าพัก และต้องจัดห้องครบ บันทึกรายชื่อผู้เข้าพักแต่ละคนได้ในหน้าเดียวกัน
- 5
เช็คเอาท์เมื่อออก
ถ้าลูกค้าไม่มาตามนัด กด ไม่มาตามนัด ห้องจะว่างให้ผู้อื่นจอง
ทุกการเปลี่ยนแปลงถูกบันทึกในประวัติรายการของการจองนั้น และใน Audit Log
ปฏิทินและรายงาน
- ปฏิทินรายเดือนแสดงห้องว่างของแต่ละประเภท ห้องที่ยืนยันแล้ว ห้องที่มีคนพักอยู่ และการจองที่ยังไม่จัดห้อง กดช่องสีเพื่อเปิดการจอง
- แท็บ การจองและรายงาน ค้นหาและกรองตามช่วงวันที่ ประเภทห้อง ห้อง และสถานะ พร้อมสรุปจำนวนการจอง ผู้เข้าพัก ห้อง-คืนที่ใช้ และอัตราการเข้าพัก
- กด ส่งออก Excel (CSV) เพื่อดาวน์โหลดรายการตามตัวกรองที่เลือก