ขั้นตอนการทำงานทั้งระบบ

หน้านี้เรียงงานทั้งหมดตามลำดับที่ควรทำ ช่วงที่ 1–3 ทำครั้งแรกที่เริ่มใช้ ช่วงที่ 4–6 ทำซ้ำทุกเดือน และช่วงที่ 7 ทำเมื่อพนักงานออก กดช่วงที่ต้องการเพื่อไปยังรายละเอียด

1. 1ครั้งแรกกำหนดผู้รับผิดชอบใครตั้งค่า ใครเตรียมเงินเดือน และใครอนุมัติ
2. 2ครั้งแรกตั้งค่าบริษัทและนโยบายข้อมูลบริษัท พิกัด กะ การลา OT ค่ากฎหมาย และ LINE OA
3. 3ครั้งแรกและเมื่อมีคนเข้าใหม่เพิ่มและแก้ไขข้อมูลพนักงานเพิ่มทีละคนหรือนำเข้าจาก Excel ยอดยกมา และรายการประจำ
4. 4ทุกวันงานประจำวันพนักงานเช็คอินและยื่นคำขอ หัวหน้าและ HR พิจารณา
5. 5ทุกเดือนทำเงินเดือนประจำเดือนรอบเงินเดือน 8 ขั้น ตั้งแต่เริ่มงวดจนเผยแพร่สลิป
6. 6ทุกเดือนเอกสารนำส่งและการจ่ายเงินภ.ง.ด.1 สปส.1-10 ไฟล์โอนเงิน และ 50 ทวิ
7. 7เมื่อพนักงานออกพนักงานลาออกหรือพ้นสภาพบันทึกการพ้นสภาพ ค่าชดเชย และงวดเงินเดือนสุดท้าย

1. กำหนดผู้รับผิดชอบ#

HR และผู้ดูแลระบบเป็นผู้ดูแลหลัก มีสิทธิ์เท่ากันทุกอย่างในหลังบ้าน บริษัทเล็กจึงมีผู้ดูแลหลักคนเดียวหรือสองคนก็พอ ตามค่าเริ่มต้น ผู้อนุมัติงวดเงินเดือนต้องเป็นคนละคนกับผู้คำนวณ ถ้ามีผู้ดูแลคนเดียว ให้ปิดเงื่อนไขนี้ที่ เวลาทำงานและกะ

หนึ่งบัญชีมีได้หลายบทบาท ดูรายละเอียดที่ บทบาทและสิทธิ์

2. ตั้งค่าบริษัทและนโยบาย#

ทำตามลำดับนี้ เพราะขั้นหลังใช้ข้อมูลจากขั้นก่อน

1. 1

   ข้อมูลบริษัทและแผนก

   ชื่อ เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ และรายชื่อแผนก ใช้ในเอกสารนำส่งและการจัดกลุ่มพนักงาน ดูที่ ข้อมูลธุรกิจและพิกัด

2. 2

   ยืนยันพิกัดสถานที่ทำงาน

   พนักงานเช็คอินไม่ได้จนกว่าจะยืนยันหมุด

3. 3

   เวลาทำงาน กะ และวันหยุดประจำปี

   ตั้งวันหยุดให้ครบก่อนใช้งานจริง เพราะมีผลต่อการนับวันลาและการจ่ายค่าจ้าง ดูที่ เวลาทำงานและกะ

4. 4

   นโยบาย OT ประเภทการลา และเบี้ยขยัน

   ดูที่ นโยบาย OT ประเภทการลา และ เบี้ยขยัน

5. 5

   ตรวจและยืนยันค่าอ้างอิงกฎหมาย

   รวมถึงตารางค่าชดเชยที่ใช้ตอนพนักงานพ้นสภาพ ถ้ายังไม่ยืนยัน จะปิดงวดเงินเดือนไม่ได้ ดูที่ ค่าอ้างอิงกฎหมาย

6. 6

   เพิ่มผู้ใช้และกำหนดบทบาท

   ตามที่ตกลงไว้ในช่วงที่ 1 ดูที่ ผู้ใช้และสิทธิ์

7. 7

   เชื่อม LINE OA

   ทำให้เสร็จก่อนให้พนักงานเริ่มใช้ ดูที่ เชื่อม LINE OA

3. เพิ่มและแก้ไขข้อมูลพนักงาน#

เพิ่มพนักงาน#

1. 1

   เพิ่มทีละคน หรือนำเข้าจาก Excel

   กด เพิ่มพนักงาน ที่หน้า พนักงาน หรือใช้ นำเข้าจาก Excel เมื่อมีหลายคน ระบบตรวจเลขบัตรประชาชนและค่าจ้างขั้นต่ำก่อนบันทึก

2. 2

   ระบุหัวหน้างาน กะเริ่มต้น ค่าจ้าง และวิธีคำนวณภาษี

   หัวหน้างานคือผู้อนุมัติคำขอขั้นแรก ถ้าไม่ระบุ คำขอจะส่งถึง HR โดยตรง

3. 3

   สร้างบัญชีผู้ใช้ให้พนักงาน

   ในส่วน บัญชีผู้ใช้ ของฟอร์ม ถ้าพนักงานเป็นหัวหน้างานหรือ HR ให้เพิ่มบทบาทนั้นด้วย

4. 4

   กรอกยอดสะสมยกมา

   เฉพาะเมื่อเริ่มใช้ระหว่างปีภาษี และต้องทำก่อนปิดงวดแรก ดูที่ ยอดสะสมยกมา

5. 5

   ตั้งรายการประจำ

   เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือประกันกลุ่ม ดูที่ รายการประจำ

6. 6

   จัดตารางกะ

   ถ้าพนักงานทำงานเป็นกะหมุนเวียน ดูที่ จัดตารางกะ

7. 7

   ให้พนักงานผูกบัญชี LINE

   ใช้รหัสพนักงานและเลขบัตรประชาชน 4 ตัวท้าย ดูที่ ผูกบัญชี LINE

แก้ไขข้อมูลพนักงาน#

• เปิดหน้าพนักงานแล้วแก้ไขได้ทุกส่วน การเปลี่ยนค่าจ้าง ตำแหน่ง สถานะ หัวหน้างาน หรือกะ บันทึกค่าเดิมและค่าใหม่ไว้ใน Audit Log
• ถ้าแก้หลังกดคำนวณเงินเดือนแล้ว ระบบแจ้งให้คำนวณงวดนั้นใหม่
• งวดที่ปิดแล้วไม่ถูกแก้ย้อนหลัง ส่วนต่างต้องทำเป็นรายการปรับในงวดถัดไป
• ปรับยอดวันลารายคนได้ที่ ประเภทการลา

ลบพนักงาน#

ลบได้เฉพาะพนักงานที่ยังไม่มีประวัติ เช่น เพิ่มข้อมูลผิดหรือเป็นข้อมูลทดสอบ ส่วนพนักงานที่ออกจากงาน ห้ามลบ เพราะประวัติเวลาทำงาน เงินเดือน และภาษีต้องเก็บไว้ตามกฎหมาย ให้ทำตาม ช่วงที่ 7 แทน คนที่พ้นสภาพไม่นับรวมในจำนวนพนักงานของแพ็กเกจ

1. 1

   เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี HR หรือผู้ดูแลระบบ

   บทบาทอื่นไม่เห็นปุ่มลบ

2. 2

   เปิดหน้าพนักงาน แล้วเลื่อนลงไปที่การ์ด ลบข้อมูลพนักงาน

   กด ลบพนักงาน

3. 3

   ระบุเหตุผลอย่างน้อย 10 ตัวอักษร และพิมพ์รหัสพนักงานเพื่อยืนยัน

   เหตุผลบันทึกลง Audit Log พร้อมชื่อผู้ลบและเวลา

4. 4

   กด ยืนยันลบพนักงาน

   ระบบลบข้อมูลพนักงานพร้อมบัญชีผู้ใช้ การเชื่อมต่อ LINE รูปถ่าย ตารางกะ และรายการประจำ ลบแล้วกู้คืนไม่ได้

ถ้าเพิ่มซ้ำและมีประวัติแล้ว ให้บันทึกการพ้นสภาพรายการที่ซ้ำแทน ถ้าเพิ่มข้อมูลผิด ให้แก้ข้อมูลในหน้าเดิม

4. งานประจำวัน#

5. ทำเงินเดือนประจำเดือน#

1. 1

   ตรวจสรุปเข้างานรายเดือน

   ดูวันขาด สาย และลืมเช็คเอาท์ของทั้งเดือน ดูที่ สรุปเข้างานรายเดือน

2. 2

   เริ่มรอบเงินเดือน

   กด เริ่มรอบเงินเดือน เลือกงวดและวันที่จ่าย งวดก่อนหน้าต้องปิดแล้ว

3. 3

   ตรวจเวลาทำงาน

   พิจารณาคำขอที่กระทบงวดให้ครบ หรือยืนยันยกไปงวดถัดไป

4. 4

   คำนวณ แล้วแก้รายการผิดปกติ

   เช่น ลืมเช็คเอาท์ หรือยอดสุทธิติดลบ พนักงานที่เข้าใหม่หรือพ้นสภาพระหว่างงวดได้ค่าจ้างตามสัดส่วนวันที่อยู่ในการจ้าง และระบบแจ้งให้ตรวจ

5. 5

   ปรับรายการ

   เพิ่มเงินเพิ่มหรือเงินหักได้ โดยต้องระบุเหตุผล

6. 6

   อนุมัติ

   ตามค่าเริ่มต้น ผู้อนุมัติต้องไม่ใช่คนที่กดคำนวณหรือปรับรายการ ถ้ามีผู้ดูแลคนเดียว ปิดเงื่อนไขนี้ได้ที่ เวลาทำงานและกะ

7. 7

   ปิดงวด

   ค่าอ้างอิงกฎหมายที่ใช้ในงวดต้องยืนยันแล้ว

8. 8

   เผยแพร่สลิป

   พนักงานเห็นสลิปในระบบและได้รับแจ้งเตือน

เงื่อนไขของแต่ละขั้นดูที่ รอบเงินเดือน 8 ขั้นตอน

6. เอกสารนำส่งและการจ่ายเงิน#

• ดาวน์โหลด ภ.ง.ด.1 สปส.1-10 และไฟล์โอนเงินจากงวดที่ปิดแล้ว ดูที่ เอกสารนำส่ง
• การโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานและการยื่นแบบทำนอกระบบ ไฟล์จากระบบเป็นรายการประกอบให้ตรวจทานและกรอก
• หนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) เปิดได้จากหน้าพนักงาน และพนักงานเปิดเองได้จากหน้าสลิป

7. พนักงานลาออกหรือพ้นสภาพ#

ใช้ขั้นตอนนี้กับทุกกรณีที่พนักงานออก เหตุที่เลือกได้มี เลิกจ้าง (ไม่ใช่ความผิดร้ายแรง) เกษียณอายุ สิ้นสุดสัญญาจ้างที่มีกำหนดเวลา ลาออกโดยสมัครใจ และเลิกจ้างด้วยเหตุร้ายแรง

1. 1

   เริ่มรอบเงินเดือนของเดือนสุดท้ายไว้ก่อน

   ค่าชดเชยจะเข้ารอบที่เปิดอยู่ซึ่งครอบคลุมวันสุดท้ายของการจ้าง ถ้ามีค่าชดเชยแต่ยังไม่มีรอบที่เปิด ระบบจะไม่ให้บันทึก

2. 2

   เปิดหน้าพนักงาน แล้วกด บันทึกการพ้นสภาพ

   อยู่ในการ์ด การพ้นสภาพและค่าชดเชย

3. 3

   ระบุวันสุดท้ายของการจ้างและเหตุแห่งการพ้นสภาพ

4. 4

   กด คำนวณค่าชดเชย

   ระบบคิดจากอายุงานและค่าจ้างอัตราสุดท้ายต่อวัน ตามตารางใน ค่าอ้างอิงกฎหมาย ระบบไม่คำนวณค่าชดเชยให้กรณีลาออกโดยสมัครใจหรือเลิกจ้างด้วยเหตุร้ายแรง

5. 5

   กรอกเหตุผลและเอกสารอ้างอิง แล้วกด ยืนยันบันทึกการพ้นสภาพ

   อย่างน้อย 10 ตัวอักษร เช่น เลขที่และวันที่ของหนังสือเลิกจ้างหรือใบลาออก

สิ่งที่ระบบทำให้ทันที#

• เปลี่ยนสถานะเป็นพ้นสภาพ ปิดบัญชีผู้ใช้ และออกจากระบบทุกอุปกรณ์ รวมถึงการเข้าผ่าน LINE
• ถ้ามีค่าชดเชย จะตั้งเป็นรายการเงินเพิ่มในรอบเงินเดือนที่เปิดอยู่ โดยตั้งเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษีไว้ก่อน
• บันทึกเหตุผล ยอดค่าชดเชย และผู้บันทึกไว้ใน Audit Log
• ไม่นับรวมในจำนวนพนักงานของแพ็กเกจ แต่ประวัติทั้งหมดยังอยู่ และยังเปิดดูได้จากหน้าพนักงาน

สิ่งที่ HR ต้องทำต่อในงวดสุดท้าย#

1. 1

   ตรวจรายการ พนักงานพ้นสภาพระหว่างงวด

   ในขั้นตรวจรายการผิดปกติ ค่าจ้างคิดตามสัดส่วนวันที่อยู่ในการจ้างให้แล้ว

2. 2

   เพิ่มเงินที่ระบบไม่ได้คำนวณให้

   ใช้ขั้นปรับรายการ เช่น ค่าจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า และค่าจ้างวันหยุดพักผ่อนที่ยังไม่ได้ใช้

3. 3

   ตรวจภาษีของค่าชดเชย

   ค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงานมีเกณฑ์ยกเว้นภาษีเฉพาะ ให้ผู้ทำบัญชีตรวจแล้วปรับรายการถ้าจำเป็น

4. 4

   อนุมัติ ปิดงวด และเผยแพร่สลิปตามปกติ

5. 5

   ส่งเอกสารให้พนักงาน

   พนักงานเข้าระบบไม่ได้แล้ว HR จึงต้องส่งสลิปงวดสุดท้ายให้เอง ส่วน 50 ทวิ เปิดได้จากปุ่มในหน้าพนักงาน

รับพนักงานกลับเข้าทำงาน#

เปิดหน้าพนักงานเดิม แก้สถานะเป็นทำงานหรือทดลองงาน แล้วเปิดสวิตช์ เปิดใช้งานบัญชี อีกครั้ง ระบบล้างวันพ้นสภาพเดิมและตรวจจำนวนพนักงานตามแพ็กเกจให้ ตรวจวันเริ่มงานให้ตรงกับการจ้างครั้งใหม่ เพราะระบบใช้วันนี้คำนวณอายุงานและค่าชดเชย